近年來，連鎖餐飲品牌正面臨著前所未有的挑戰與機遇。作為云南菜的領跑者，云海肴已在國內外擁有160多家直營店，覆蓋國內30多個核心商圈，并在海外設有6家門店，其門店數量和城市覆蓋率遠超同行業其他品牌。在規模化擴張同時，云海肴更注重與領先數字化廠商攜手，共同探索和實踐財務數字化轉型的路徑，實現業財流程優化、管理效率提升以及成本有效控制。

歸檔是企業財務數字化轉型的“最后一公里”，也是業財數據反哺業務經營發展的重要一步。因此，云海肴積極推動并選擇了領先的單套制電子會計檔案平臺——合思檔案，徹底改變了傳統紙質檔案管理模式，大幅了提高總部與門店的業財融合效率，同時也帶來了顯著的運營效益，為整個連鎖餐飲行業提供了寶貴的經驗和借鑒。

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紙質檔案管理的三大難題

對于大多數傳統企業而言，紙質檔案管理仍然是日常運營中不可或缺的一部分，尤其是在連鎖餐飲行業，這種管理方式的弊端愈發凸顯。云海肴在全國有數百家直營門店，其日常運營中產生了海量的紙質檔案。這些檔案不僅需要耗費大量的紙張、耗材和存儲空間，還面臨著查找效率低、安全性不足以及資源浪費嚴重等問題。

難題一：紙質檔案管理成本高，資源浪費嚴重

據統計，公司每年的憑證數65000+張、年發票數26000+張、年回單數13000+張，這些文件通常需要打印后歸檔，不僅消耗了大量的紙張和耗材，還增加了打印設備的維護成本。

難題二：檔案存儲成本高，安全性與可持續性不足

大量的紙質檔案存儲需要耗費大量的檔案盒、檔案柜以及專門的存儲空間，導致倉儲成本居高不下。同時，紙質檔案的長期保存容易受到環境因素（如潮濕、火災等）的影響，存在丟失、損毀的風險。此外，電子源文件未能得到有效保存和管理，進一步增加了數據安全性和可持續性的隱患。

難題三：紙質檔案查找效率低，資源利用率不足

海量的紙質檔案在需要查詢時，完全依賴人工查找，不僅耗時耗力，還容易出現遺漏或錯誤。此外，紙質檔案的分散存儲和缺乏系統性管理，使得檔案資源無法得到有效利用，嚴重影響了財務和運營部門的工作效率。

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擁抱數字化，全量無紙化管理

疫情期間，餐飲行業遭受重創。為了破局進入新零售行業，云海肴通過引入合思開啟財務數字化，以提升數字化管理能力以及實現降本增效目標。而在檔案管理變革上，云海肴順勢引入了合思檔案系統，實現全面的無紙化、數字化的檔案全流程閉環管理。

? ? 全量無紙化管理，降本增效

通過合思檔案，云海肴成功實現了記賬憑證、收支回單、電子發票等財務文件的全量無紙化管理。系統將各類財務數據電子化歸檔，線下僅保留必要的紙質發票及其粘貼單，大幅減少了紙張和耗材的使用。

? ? 多維檢索與可視化，提升檔案利用效率

合思檔案為云海肴提供了強大的多維檢索功能，支持根據時間、類型、金額等多種條件快速定位所需檔案，滿足了財務、運營等多場景的查詢需求。同時，系統內的檔案數據支持可視化查看，關鍵信息一目了然，徹底改變了傳統人工查找的低效模式。

? ? 數據共享與一站式查閱，實現無縫協同

合思檔案系統支持多維度、多視角、多渠道的檔案調閱，用戶可以在系統內查看完整的檔案證據鏈，確保數據的完整性和可追溯性。同時，系統外支持單點跳轉查閱和業務系統穿透調閱，實現了跨平臺、跨系統的數據無縫共享。

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顯著降本增效，年省30萬元

在合思檔案加持下，云海肴的財務檔案管理實現了全生命周期的數字化管理，每一個環節都實現了全程可控和可追溯。這種精細化的管理方式既確保了檔案的完整性和安全性，還顯著降低了財務管控風險，有效避免檔案丟失、損毀或濫用等問題，為企業的財務合規和風險控制提供了堅實保障。

顯著降本，無紙化年省30萬

電子檔案系統顯著降低了打印和存儲成本，減少了對物理空間的依賴，同時提升了財務數據的整理和調用效率。通過無紙化管理，云海肴每年節省超30萬元，不僅實現了降本增效，還支持了綠色可持續發展，為企業數字化轉型樹立了標桿。

業財融合達成80%，財務提效90%

基于合思檔案“彈性敏捷、廣泛鏈接”的產品能力，打破了系統間的數據孤島，顯著提升了檔案調閱的便捷性和協同效率，為財務、運營等多部門提供了高效、統一的數據支持，推動企業數字化轉型。通過業財融合，云海肴的部門協作效率提升80%，財務處理效率提高90%，大幅減少人工整理、裝訂等工作量，降低勞動密集度和管理成本，為企業降本增效和可持續發展注入新動力。

未來，合思將持續攜手深化數字化轉型，探索更多創新管理模式，為行業樹立綠色高效運營的標桿，助力企業在激烈的市場競爭中持續領先，挖出更多凈利潤。

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